01 · Encontrar un buen punto de partida
Buscá una tarea frecuente y fácil de explicar.
Estas señales ayudan a elegir un proceso para conversar. No confirman por sí solas que se pueda automatizar: las reglas, excepciones y herramientas se revisan para cada empresa.
La consulta vuelve a aparecer
Llegan preguntas parecidas por WhatsApp y el equipo suele buscar la misma información para responder.
Hay un seguimiento que recordar
Después de responder, alguien debe retomar la conversación o confirmar un próximo paso.
Se puede contar cómo se decide
Existen pasos o reglas que el equipo puede explicar, y también se sabe cuándo conviene derivar a una persona.
Si una respuesta depende de una excepción o de una decisión particular, anotá qué persona debe revisarla. La automatización puede contemplar una derivación, si ese recorrido se acuerda en el diagnóstico.
02 · Poner el trabajo en palabras
Contá cómo se hace hoy, paso a paso.
No hace falta preparar un diagrama técnico. Estas preguntas alcanzan para describir dónde empieza el proceso, qué ocurre en el medio y cuándo interviene el equipo.
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¿Cómo empieza?
¿Qué mensaje, pedido o situación pone el proceso en marcha y por qué canal llega?
- 02
¿Qué ocurre después?
¿Cuáles son los pasos, desde que llega la consulta hasta que queda resuelta o derivada?
- 03
¿Qué reglas orientan cada paso?
¿Qué información se consulta y qué determina la respuesta o el siguiente seguimiento?
- 04
¿Qué herramientas participan?
Además de WhatsApp, ¿se mira una agenda, un correo, una planilla u otro sistema? Son ejemplos para describir el proceso, no integraciones asumidas.
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¿Quién revisa y qué requiere atención humana?
¿Quién valida una respuesta o toma el caso cuando falta información, hay una excepción o se necesita criterio?
03 · Preparar el diagnóstico
La información y los accesos dependen del alcance.
Para evaluar respuestas y seguimiento por WhatsApp puede ser útil conversar sobre el tipo de consultas, las respuestas aprobadas, las reglas para retomar una conversación y quién revisa los casos especiales. Qué sistemas o accesos hacen falta se decide al entender ese recorrido.
- Ejemplos de consultas frecuentes, idealmente sin datos personales.
- Información y respuestas que la empresa ya aprobó compartir.
- Reglas de seguimiento y situaciones que debe atender una persona.
- Herramientas que el equipo usa junto con WhatsApp.
Según el flujo, puede ser necesario revisar cómo se atiende el canal de WhatsApp o si hay una herramienta conectada que intervenga. No des por necesaria una integración antes del diagnóstico; se define qué revisar y qué permisos corresponden al alcance acordado.
No envíes contraseñas, códigos de verificación ni claves de acceso en el formulario público. Si para el proceso se necesita habilitar un acceso, se conversa cómo hacerlo y con qué permisos.